Samenwerking team: omgaan met weerstand

Zo irritant. Je heb een geweldig plan en ziet het helemaal voor je: enthousiast vertel je erover aan je collega’s…  Maar dan… weerstand. Die ene collega ligt weer dwars. De zwartkijker die altijd problemen ziet begint meteen met de ja-maars en benoemt alleen maar wat er mis kan gaan met dit plan.

Omgaan met weerstand

Het overkwam een huisarts die ik coachte. Zij was enthousiast over het idee om ‘lean’ werken te introduceren in haar praktijk met 3 andere maten. Ze deelde haar plannen met haar collega’s, maar stuitte direct op weerstand. Zelfs iets eenvoudigs als een gezamenlijke dagstart leverde alleen maar kritiek op.  Teleurgesteld zette ze haar plannen opzij, maar bleef balen dat het niet was gelukt.

Toen ik haar vertelde over Theory U, een methode die helpt om vanuit diepere lagen verandering en samenwerking te creëren, wilde ze daar graag mee gaan experimenteren.  En om het direct maar te verklappen: de dynamiek binnen haar team veranderde compleet. Kortom: een mooi praktijkvoorbeeld van omgaan met weerstand.

Hoe Theory U het verschil maakte

De huisarts begon met de linkerkant van de U: informatie ophalen op verschillende manieren. In plaats van alleen rationeel problemen proberen op te lossen, nodigde ze haar collega’s uit om ook andere wijsheid aan te boren: door met een open hart, een open geest, en een open wil naar het vraagstuk te kijken. Ze maakte tijdens hun maandelijkse overleg ruimte voor reflectie en nieuwe perspectieven op wat ze met elkaar wilden verbeteren.

Verdiepen door verbinding

Ze bleken allemaal verbinding belangrijk te vinden. Tijdens een overleg startten ze met een wandeling in tweetallen. Onderweg zochten de collega’s naar metaforen voor ‘verbinden’.  Dit bracht niet alleen meer enthousiasme, maar ook  humor en energie in de groep. De wandeling gaf een ook andere energie aan het verdere overleg, waarin ze praktische zaken bespraken.

Creatieve verkenning

Toen de huisarts besefte dat er verschillende ideeën ontstonden over vormgeven aan verbinding, voegde ze het woord ‘efficiëntie’ toe aan verbinding. Ze bracht een groot vel papier en stiften mee en nodigde iedereen uit hun ideale manier van efficiënt verbinden te tekenen. De tekeningen leidden tot verrassende inzichten en ideeën. Deze werden niet direct besproken, maar even losgelaten om later op terug te komen.

Concrete actie

Bij een volgend overleg schreef iedereen ideeën voor verbeteringen op post-its, die werden besproken en geclusterd. Daarna stemden ze door kleine stickertjes te pakken bij hun favoriete ideeën. Eén idee kreeg direct veel draagvlak: samen een half uur lunchen met het bandje erop. Dit experiment bleek zo succesvol dat het gevoel van verbinding niet alleen onder de artsen groeide, maar ook doorwerkte naar de assistentes en praktijkondersteuners.

Doordat ze met zijn alleen regelmatig bij elkaar zaten werden vanzelf bepaalde zaken sneller en efficiënter overlegd en geregeld.

De kracht van prototypen

Langzaam maar zeker ontstond de beweging naar boven in de rechterkant van de U: prototypen. Door samen kleine stappen te zetten en te experimenteren, ontdekten ze dat verbinding vanzelf leidde tot meer efficiëntie in de praktijk.

Het doorlopen van de U had de huisarts een andere uitkomst opgeleverd dan ze in eerste instantie had ‘bedacht’. En moest ze toegeven, dat dit misschien nog wel een beter plan was. De energie en ideeën van het hele team werden benut, waardoor het eindresultaat sterker en breder gedragen werd dan de huisarts oorspronkelijk had bedacht. Zo wordt het alsof je de kracht van de golf bij het surfen helemaal benut.

Wat kan Theory U voor jullie betekenen?

De Theory U aanpak maakte het verschil van weerstand naar samenwerken in deze huisartsenpraktijk. Wil jij ontdekken wat Theory U kan betekenen voorjouw praktijk, vakgroep, commissie of bestuur? Heb je een uitdaging waarbij je wel wat hulp kunt gebruiken? Stuur je veranderwens in, en wie weet wordt jouw case gekozen als inspirerend voorbeeld voor anderen!